Sebelum membahas mengenai laporan stok barang, alangkah baiknya mengetahui terlebih dahulu mengenai pengertian dari laporan itu sendiri. Laporan merupakan suatu penyampaian yang berupa berita, pertanggungjawaban, pemberitahuan, dan sejenisnya. Di mana penyampaian ini bisa dilakukan secara lisan maupun tertulis yang disampaikan kepada atasan.
Contoh dari pelaporan salah satunya adalah laporan stok yang dilaporkan pada akhir bulan. Di mana pelaporan stok barang ini berdasarkan dari persediaan jumlah barang yang ada di gudang suatu perusahaan. Sehingga jika pelaporannya bahwa barang tersebut hampir semua terjual maka akan dimasukkan dengan barang baru lagi.
Pentingnya Laporan Stok Barang Pada Bisnis
Melakukan pelaporan stok barang pada suatu bisnis memang sangat penting untuk dilakukan. Dengan alasan untuk mengetahui berapa jumlah barang keseluruhan dan barang jenis apa saja yang ada. Jumlah pengeluaran barang dan jumlah barang masuk juga dicatat dalam pelaporan ini sehingga bisa menghitunga berapa keuntungan yang didapat.
Bukan hanya itu, pentingnya pelaporan stok barang ini juga bisa dicatat barang apa yang rusak dan tidak layak lagi untuk dijual. Biasanya laporan ini bisa dicatat menggunakan sistem pencatatan manual pada buku atau melalui microsoft excel. Hanya saja dalam pencatatannya juga membutuhkan waktu yang lama dan hal ini termasuk kegiatan yang melelahkan pegawai.
Cara Membuat Laporan Stok Barang Pada Bisnis
Setelah mengetahui arti penting dilakukan pelaporan stok barang, maka selanjutnya adalah bagaimana cara membuat laporan tersebut. karena pembuatannya harus mengikuti sistematikan pelaporan yang ada. Sehingga berikut ini akan dipaparkan mengenai cara membuat laporan stok barang pada suatu bisnis.
1. Mencatat Data
Mencatat data merupakan cara pembuatan laporan stok barang yang pertama. Di mana data yang harus dicatat memang harus akurat sehingga tidak terjadi kesalahan. Dalam pencatatan ini bisa memberikan tanggung jawab kepada semua tim karena data barang yang ingin dicatat berjumlah banyak, sehingga diperlukan banyak tenaga untuk pencatatannya.Selain itu, hal ini bisa mempercepat dan mempermudah pencatatan data akurat tersebut.
Bukan hanya itu, dengan tenaga yang banyak maka waktu yang digunakan untuk pencatatan tidak terlalu lama. Adapun tujuan dari pencatatan ini adalah untuk mengetahui berapa jumlah stok baran pada suatu periode tertentu.
2. Menentukan Jadwal Persediaan
Ketika sudah melakukan pencatatan data yang akurat, maka langkah selanjutnya adalah menentukan jadwal pembelian barang baru. Penentuan jadwal persediaan barang juga termasuk dalam cara membuat laporan stok barang. Dengan catatan bahwa barang yang akan dibeli nantinya adalah barang yang memang stoknya habis.
Karena jika stok barang masih banyak, tidak perlu membeli barang yang serupa. Sehingga penentuan jadwal ini memiliki peranan yang sangat penting. Peranan yang dimiliki adalah perusahaan bisa memanajemen waktu agar tetap berjalan secara operasional. Dalam artian manajemen waktu tersebut bisa berjalan lancar tanpa mengalami penundaan.
3. Membuat Forecast
Forecast merupakan perkiraan dalam pergerakan stok barang yang ada di gudang. Sehingga membuat forescast merupakan salah satu tahapan dalam membuat laporan stok barang pada suatu bisnis. Karena stok barang yang laku memang harus diperkirakan. Namun perkiraan tersebut juga harus sesuai dengan periode yang telah ditentukan.
Tujuan utamanya adalah agar jumlah barang yang akan dibeli nantinya tidak memiliki kekurangan maupun barang tersebut kelebihan. Karena jika terjadi kelebihan perusahaan bisa saja mengalami kerugian karena barang terlalu lama mengendap digudang. Apalagi barang yang lebih tersebut tidak terlalu laku di pasaran.
4. Mengatur Tempat Penyimpanan
Tempat penyimpanan memang harus ditentukan terlebih dahulu sesuai dengan kondisi dan ukuran stok barang yang akan disimpan. Karena jika hal ini tidak dilakukan dalam membuat laporan stok barang maka bisa jadi penempatan barangnya akan rancu. Bisa jadi barang yang besar hanya memiliki tempat penyimpanan yang kecil.
Bukan hanya itu, tujuan utamanya adalah agar stok barang yang disimpan bisa tersusun secara rapi dan tidak berantakan. Sehingga jika barang tersusun secara rapi, pengambilan barang juga terasa lebih mudah dan cepat. Selain itu, kemungkinan adanya barang rusak akan berkurang dan juga disarankan untuk memisahkan barang lama dan barang baru.
5. Berikan Barcode
Pemberian barcode dalam artian memberikan kode si setiap jenis barang yang ada. Karena meskipun sudah tersusun secara rapi, akan tetapi jika tidak memiliki kode tertentu maka kemungkinan terjadi kebingungan dalam pencarian barang tersebut cukup besar. Apalagi jika banyak jenis barang yang ada di ruangan tersebut sehingga sulit untuk di ingat penyimpanannya.
Bukan hanya itu, jika barang tersebut akan diberikan barcode maka pemberian kode tersebut harus berdasarkan dengan lokasinya. Dalam artian jika penempatan barangnya berupa rak yang bertingkat. Maka pengkodean lokasinya bisa dimulai dari tingkatan rak yang paling tinggi sampai tingkatan paling rendah.
6. Menggunakan Aplikasi
Aplikasi ini sangat berguna untuk pengelolaan stok barang nantinya sebelum dilaporkan kepada atasan. Biasanya alat yang banyak digunakan adalah miscrosoft excel yang menyediakan berbagai fitur yang berkaitan dengan pencatatan dan penghitungan
Namun penggunaan microsoft excel memiliki banyak kelemahan salah satunya adalah kesalahan sangat rentan terjadi jika Anda salah memasukan data dan Anda tidak bisa memantau stok secara real time. Untuk solusi pencatatan dan pemantau stok lebih mudah Anda bisa menggunakan software akuntansi yang memiliki fitur persediaan terlengkap seperti Jurnal.
Jurnal adalah program stok barang berbasis cloud yang memilik fitur persediaan paling lengkap. Di antaranya adalah fitur stok opname, multi gudang, bahan baku, dan masih banyak lagi fitur yang berhubungan dengan laporan stok barang yang bisa Anda akses secara real time.
Jurnal juga memiliki fitur untuk kemudahan pembukuan lainnya seperti fitur pembelian, penjualan, penghitungan pajak otomatis, penggajian, otomatisasi pembuatan laporan keuangan, dan masih banyak lagi.